Privacyverklaring

Versie 1.0 — Laatste update: juni 2025

1. Wie zijn wij?

RIEoptimaal B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij zijn te bereiken via:

Bedrijfsnaam: RIEoptimaal B.V.
Website: web.rieoptimaal.nl
E-mail: info@rieoptimaal.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie
RI&E-gegevens: informatie die u invult bij het uitvoeren van de RI&E, waaronder gegevens over uw bedrijf, werkprocessen en arbeidsomstandigheden
Gebruiksgegevens: IP-adres, paginabezoeken, sessieduur (geanonimiseerd via analytics)
Betalingsgegevens: facturatiegegevens, IBAN bij automatische incasso (wij slaan geen volledige betalingskaartgegevens op)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Het leveren van de RI&E-software en bijbehorende diensten
Het beheren van uw account en het verlenen van klantenservice
Het verwerken van betalingen en het versturen van facturen
Het verbeteren van onze dienstverlening op basis van gebruikspatronen (geanonimiseerd)
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals bewaarplichten)

4. Wettelijke grondslag

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op:

Uitvoering van een overeenkomst: voor de dienstverlening die u bij ons afneemt
Gerechtvaardigde belangen: voor het verbeteren van onze diensten en beveiligingsdoeleinden
Wettelijke verplichting: voor fiscale bewaarplichten en AVG-verplichtingen
Toestemming: voor het versturen van nieuwsbrieven (u kunt deze altijd intrekken)

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus 2 jaar na beëindiging
RI&E-gegevens: zolang uw abonnement actief is; na opzegging kunt u uw gegevens exporteren vóór verwijdering
Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Loggegevens: maximaal 90 dagen

6. Delen wij uw gegevens met derden?

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij maken gebruik van verwerkers die namens ons gegevens verwerken — zoals hostingproviders, e-maildiensten en betalingsverwerkers. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG. Alle verwerkers zijn gevestigd in de EER of voldoen aan de vereisten voor doorgifte buiten de EER.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of onbevoegde toegang. Dit omvat versleutelde opslag (AES-256), versleuteld transport (TLS 1.3), twee-factor-authenticatie en regelmatige beveiligingsaudits.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
Verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen
Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen
Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens ontvangen in een machineleesbaar formaat

Stuur uw verzoek naar info@rieoptimaal.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Cookies

Wij gebruiken functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de website) en analytische cookies (geanonimiseerd, zonder toestemming). Wij gebruiken geen tracking-cookies of advertentiecookies. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen.

10. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op via info@rieoptimaal.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via e-mail. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.