Wat doet de Arbeidsinspectie bij een controle?

De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) — voorheen de Inspectie SZW — is de toezichthouder op het gebied van arbeidsomstandigheden. Ze voert elk jaar duizenden inspecties uit bij bedrijven in alle sectoren. Sommige inspecties zijn aangekondigd, maar de meeste niet. In dit artikel leggen we uit wat er tijdens zo'n controle gebeurt, wat de inspecteur bekijkt, en wat de consequenties zijn als uw RI&E niet in orde is.

Hoe komt de Arbeidsinspectie bij u langs?

Een inspectie kan op drie manieren tot stand komen:

• Steekproefsgewijs: De inspectie heeft sectorprogramma's waarbij bepaalde branches periodiek extra worden gecontroleerd. Bent u actief in de bouw, zorg, of transport? Dan is de kans op een inspectie groter dan gemiddeld.
• Na een melding: Als een medewerker, vakbond of OR een klacht indient over de arbeidsomstandigheden, kan de inspectie besluiten een onderzoek in te stellen.
• Na een bedrijfsongeval: Elk ernstig arbeidsongeval moet worden gemeld bij de Arbeidsinspectie. Dit leidt vrijwel altijd tot een onderzoek.

Wat controleert de inspecteur?

De inspecteur bekijkt de situatie op de werkvloer én de papieren kant van de arbeidsomstandighedenzorg. Specifiek voor de RI&E controleert de inspecteur:

1. Is er een RI&E?

De eerste vraag is simpelweg: heeft u een RI&E? Geen RI&E betekent directe overtreding van de Arbowet. De inspecteur vraagt om het document en beoordeelt of het aan de basisvereisten voldoet.

2. Is de RI&E actueel?

Een RI&E die vijf jaar geleden is gemaakt en sindsdien niet is bijgewerkt, wordt beschouwd als niet-actueel. De inspecteur kijkt naar de datum van de laatste versie én naar eventuele wijzigingen in de bedrijfssituatie die daarna hebben plaatsgevonden.

3. Is er een plan van aanpak?

Een RI&E zonder plan van aanpak is wettelijk onvolledig. De inspecteur controleert of het plan concrete maatregelen bevat, met deadlines en verantwoordelijken — en of de maatregelen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.

4. Is de RI&E getoetst? (bij >25 medewerkers)

Bedrijven met 26 of meer medewerkers moeten hun RI&E laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. De inspecteur vraagt naar het toetsingsrapport of de verklaring van de arbodienst. Kleinere bedrijven die een erkend branche-instrument gebruiken, zijn hiervan vrijgesteld.

5. Zijn er specifieke risico's aanwezig op de werkvloer?

De inspecteur loopt ook door het bedrijf en let op zichtbare risico's: geen vluchtroutes, onbeveiligde machines, gevaarlijke stoffen zonder etiketten, medewerkers zonder beschermingsmiddelen. Gevonden risico's worden vergeleken met wat er in de RI&E staat. Als de RI&E dit risico niet noemt, is dat een overtreding.

Wat zijn de consequenties bij een overtreding?

De Arbeidsinspectie heeft verschillende instrumenten om overtredingen aan te pakken:

• Waarschuwing / eis tot naleving: Bij een lichte overtreding geeft de inspecteur een eis tot naleving — u moet binnen een bepaalde termijn de situatie verbeteren. Er volgt een hercontrole.
• Bestuurlijke boete:Bij een ernstige of herhaalde overtreding volgt een boete. De hoogte hangt af van de categorie van de overtreding. Het ontbreken van een RI&E levert een boete op die kan oplopen tot €4.500 per overtreding. Bij gevaar voor ernstig letsel zijn de boetes veel hoger.
• Bevel tot stillegging: Bij een direct gevaar voor de veiligheid of gezondheid kan de inspecteur de werkzaamheden stilleggen. Dit is een ingrijpende maatregel die direct financiële schade oplevert.
• Aangifte: Bij opzettelijke overtredingen of ernstige situaties kan aangifte worden gedaan bij het Openbaar Ministerie. Dit kan leiden tot een strafrechtelijke vervolging.

Hoe bereidt u zich voor?

De beste voorbereiding is een actuele, complete RI&E — niet één die u vlak voor een controle in elkaar zet. De inspecteur kan de datum van de laatste aanpassingen controleren en ziet het verschil tussen een doorlopend bijgehouden document en een document dat snel is aangemaakt.

Zorg ook dat uw medewerkers weten waar de RI&E te vinden is en dat de uitvoering van het plan van aanpak aantoonbaar is. In RIEoptimaal heeft u altijd een actuele versie beschikbaar, inclusief de voortgang van het plan van aanpak. Bij een onverwachte inspectie kunt u in seconden het rapport tonen.